• Celine Bacchetta

Travaille moins, travaille mieux



Si tu veux être productif, efficace, travailler intelligemment, il faut mettre en place quelques habitudes. David Allen, dans son livre « Getting Things Done », nous éclaire sur LA façon efficace de gérer ton travail. Rien ne sert de brasser de l’air, il s’agit d’effectuer ce qui est important et de laisser tomber ce qui ne sert à rien…


Il a établi un système en 5 points, pour gérer le flux du travail.


1. Collecter les sujets qui retiennent l’attention


Pour débarrasser ton esprit de toutes les petites préoccupations auxquelles il s’accroche, il faut que tu puisses être sûr et certain de les avoir toutes recensées. Tu dois être convaincu que tu reverras cette liste, à chaque fois que tu en auras besoin.


C’est une étape longue, mais nécessaire. Il faut lister la totalité des tâches incomplètes, puis les placer dans une boîte d’entrée. Ni plus ni moins. La boîte d’entrée peut prendre différentes formes, selon ce que tu préfères, ce qui te convient. Elle accueillera ensuite toute nouvelle tâche, au fur et à mesure qu’elles se présentent. Cette « boîte » est d’une importance primordiale, et, comme son nom l’indique, elle sera le point d’entrée de l’ensemble de ton système. Elle peut être aussi simple qu’un casier à courrier.

Ou être sous forme électronique. Peu importe tant qu’elle collecte automatiquement toutes les nouvelles tâches, que ce soit du courrier, des emails, des pensées, des idées, des projets, etc… Il faut recenser tout ce qui est en suspens, qui n’est pas réalisé.


2. Clarifier le contenu des sujets


Pour chaque nouvelle entrée, il peut s’agir :

- d’une tâche à effectuer tout de suite (moins de 2 minutes) - d’une action qui prendra plus de 2 minutes - d’un projet, d’une idée - d’un document de référence


Pour une tâche à effectuer tout de suite, tout est dans le libellé… Pour les actions qui prennent plus de 2 minutes, il s’agit de déterminer la première action à poser pour y arriver, puis d’agender le moment où tu la réaliseras. Les idées seront notées dans le carnet prévu à cet effet et les documents de référence seront rapidement classés (tout de suite, si les conditions sont requises, à un moment déterminé autrement). Si l’élément n’a finalement pas d’intérêt, on s’en débarrasse.

3. Organiser les actions concrètes à exécuter


David Allen propose un schéma simple d’action pour le traitement et l’organisation de toutes les tâches de ta boîte d’entrée.


Ce schéma de fonctionnement te permettra de traiter immédiatement toute nouvelle tâche en l’intégrant à ton système. Une règle à retenir qui peut décupler à elle seule ton efficacité :


si une tâche demande moins de deux minutes pour être accomplie, fais-la immédiatement.


Chaque action sera :

- à réaliser tout de suite (moins de 2 minutes) - à réaliser à une date précise - à déléguer - à classer dans une boîte projets, idées, …


4. Examiner les actions et évaluer les options


Noter sur ton calendrier que tu dois acheter du lait, c’est bien, t’en souvenir quand tu te trouves au magasin, c’est mieux. Voilà pourquoi il est important de revoir régulièrement l’ensemble de tes projets en instance. David Allen recommande de faire un examen hebdomadaire systématique qui permettra de valider la suite et de prendre du recul.


5. Agir en fonction des options choisies


Il s’agit d’accomplir les actions prévues en tenant en compte de ces quelques points.

- du contexte dans lequel tu es - de ta disponibilité - de ton niveau d’énergie - de tes priorités


Dans ta journée, les rendez-vous agendés ont la priorité. Puis les tâches prédéfinies, pour lesquelles tu as bloqué un créneau. Enfin, si rien n’est prévu, tu pourras piocher dans ta liste, en fonction des points listés ci-dessus.


Tu peux aussi lister tes projets, en fonction de leur horizon.

- les actions en cours (ne prennent pas plus de quelques heures) - les projets en cours (prendront plusieurs jours) - responsabilités (tâches récurrentes) - objectifs (à 1 ou 2 ans) - vision à long terme - principes, valeurs, intention


Ce système, si tu l’appliques scrupuleusement, devrait t’aider à travailler efficacement. Sans perdre ton temps à t’agiter dans des actions qui ne te rapprochent pas de tes objectifs de vie. Ainsi, tu trouveras enfin le temps, pour faire ce qui te tient à cœur. Créer ton business en ligne. Ou consacrer ce temps à ta famille, à faire du sport, des voyages, à toi de choisir !


Reste curieux !

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